L'actualité pour décideurs informatiques

# La mise en conformité des factures

Publié le 27/03/2014 par L'équipe IT News

En octobre dernier, le BOFiP (Bulletin Officiel des Finances Publiques) a imposé de nouvelles règles pour les factures au format papier, ainsi que pour les factures électroniques, tout en visant, dans le même temps, l’émetteur et le récepteur de la facture…

Les entreprises utilisant uniquement des factures au format papier se retrouvent avec un nouveau cadre légal à appliquer depuis le 1er janvier 2014. Cet article va tenter d’éclaircir les questions que se posent les utilisateurs…

## Pourquoi le cadre réglementaire applicable à la facturation a changé ?

Les règles ont changé en raison de la transcription en droit français de la directive européenne 2010 – 45 CE.

Le BOFiP a publié le 18 octobre 2013 les dispositions mettant un point final au délai de transition obligatoire en droit national imposé à tous les pays de la Communauté Européenne.

## Comment envoyer désormais ses factures ?

Le cadre règlementaire applicable à la facturation concerne les factures papiers et les factures électroniques.

Le BOFiP du 18/10/2013 définit, d’après l’article 289 VII du Code Général des Impôts, trois modes d’échanges inter-entreprises :

1. Pour le cas d’une facture au format papier ou électronique non porteur d’une signature électronique, il faut, en plus, une « piste d’audit » documentée qui doit prouver la transaction économique (par exemple, un bon de commande, un devis…). En effet, selon l’alinéa 1 de l’article 289 VII ou 289-VII 1°, la facture seule ne suffit plus.
2. Pour le cas d’une facture au format PDF signée par un certificat électronique de niveau RGS (ou supérieur), la signature électronique remplace la piste d’audit et supprime les contraintes liées à la conservation des documents qui justifient la transaction commerciale.
3. Et pour le cas de la facture au format EDI (Echange de Données Informatisé), la facture doit impérativement contenir des données et mentions obligatoires, faire l’objet d’une liste récapitulative et être associée à un fichier partenaire. Par ailleurs toutes les factures EDI n’entrent pas dans la dématérialisation fiscale, cela dépend du respect des mentions obligatoires.

## Qu’en est-il des obligations du récepteur ?

Bien entendu, le récepteur est obligé de respecter certaines règles, dont la forme d’émission de la facture.

Si la facture est reçue au format papier, elle doit rester sous cette forme, de même pour la facture au format électronique, et ce, quel que soit le type de facture (facture PDF non signé, ou signé ou sous format EDI).

Par ailleurs, le récepteur est tenu de respecter les obligations propres aux modes de transmission choisis par son fournisseur. Ainsi, si le fournisseur décide d’émettre ses factures au format papier ou PDF sans signature électronique, alors le récepteur se doit de gérer sa piste d’audit documentée pour prouver la validité de l’échange économique lié à la facture.

Pour une facture au format électronique, le client récepteur est libre d’accepter ou de refuser la dématérialisation des factures qui lui sont transmises sous accord formel et préalable des deux partis. Mais si le récepteur reçoit une facture dématérialisée, il devient lié par l’obligation de maintenir le format d’origine de la facture.

De plus, c’est au récepteur de vérifier la signature électronique émise sous PDF signé.

## Et la conservation des données ?

Les obligations sont simples : le mode de conservation des partis liés par l’échange commercial doit être similaire. C’est-à-dire qu’une facture doit être conservée dans son format d’origine (papier, si elle a été envoyée au format papier, PDF, si elle l’a été au format PDF).

L’instruction fiscale n4c du 11 Janvier 2007 est une exception. Elle autorise l’émetteur, sous condition de garanties d’intégrité et de pérennité, à conserver électroniquement les factures qui ont été émises et transmises sous format papier. Par ailleurs, même en cas de numérisation de la facture reçue, l’originale demeure la facture papier et donc, la re-matérialisation de la facture ne sera pas considérée comme une originale en cas de contrôle.

Enfin, pour les factures imprimées, puis scannées pour être transmises sous forme électronique, l’originale demeure la facture papier.

Dernier point, les factures doivent être stockées sur un territoire lié par une convention fiscale avec la France, ce qui rend délicat le stockage via Cloud car nombreuses sont les solutions qui sont hébergées dans des pays sans convention fiscale avec la France.

## 3 Conseils à retenir :

1. Demander aux émetteurs de factures d’indiquer au recto de leurs factures leur mode d’émission et de le confirmer dans leurs CGV.
2. Inciter les récepteurs à réfléchir avant de payer payer une facture sous forme dématérialisée (PDF ou PDF signé), car si le paiement est effectuée, le récepteur accepte tacitement de respecter le format de la facture.
3. Attention à ne pas changer la forme de la facture lors des échanges, cela peut mettre en cause la recevabilité de la facture par l’administration fiscale.

Comment Aquastar Consulting peut vous aider ?

- Sage EDI – Scanfact

Partager la publication "La mise en conformité des factures"

- Facebook
- Twitter
- Google+
- Viadeo
- LinkedIn

### Articles en relation

- Déclaration et utilisation du CICE en 2014
- Le contrôle fiscal : entre obligation et conformité
- Quelles devraient être les priorités 2014/2015 des DAF ?
- Augmentation des dépenses IT pour 2014
- 1er Juin 2014, les entreprises sont visées par la portabilité des frais de santé

Ce contenu a été publié dans Comptabilité - Finances, EDI - GED, Gestion commerciale, avec comme mot(s)-clé(s) BOFiP, factures EDI. Vous pouvez le mettre en favoris avec ce permalien.

### Laisser un commentaire Annuler la réponse.

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Nom *

Adresse de contact *

Site web

Commentaire

Vous pouvez utiliser ces balises et attributs HTML : `<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>`

- ### Retrouvez-nous

- ### Archives

- ### Catégories