L'actualité pour décideurs informatiques

# Dématérialisation des documents… Avantages et Inconvénients

Publié le 09/05/2014 par L'équipe IT News

La dématérialisation consiste à numériser un document papier et à le transformer en un document numérique. En entreprise, la dématérialisation est présente, qu’elle soit effectuée de manière volontaire ou involontaire.

## Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation est composée d’un processus qui permet le passage d’un document sous format papier au format numérique, prêt à être modifier électroniquement.

Elle permet de gérer électroniquement les documents numérisés reçus lors d’échanges entre clients ou fournisseurs.

Après la numérisation des documents, il faut mettre en place une solution de gestion des documents dématérialisés. Cette solution, qui s’appelle GED ou Gestion Electronique de Documents, permet de stocker ces documents numérisés et de modifier les informations présentes sur ceux-ci.

## Les avantages de la dématérialisation

La dématérialisation présente des avantages évidents et certains, notamment en termes logistiques. En effet, alors qu’un local d’archives peut stocker environ 20 à 25 000 pages de documents papiers par mètre carré, cette même quantité peut être contenue dans deux ou trois CD. Ce gain de place est un véritable avantage pour les TPE et les PME qui, souvent, ne disposent pas de grands locaux.

La dématérialisation améliore également la traçabilité et la circulation des documents pour les collaborateurs mobiles ou en télétravail.

De plus, la solution de GED permet de prévenir des accidents, notamment la suppression accidentelle d’un document. Elle accroît aussi la sécurité informatique des documents dématérialisés, d’autant qu’ils ne font pas face aux mêmes dangers que les documents papiers (vols, destruction accidentelle ou criminelle…).

Par ailleurs, les documents dématérialisés permettent aux entreprises d’effectuer des économies, notamment par rapport à la gestion des documents papiers (représentant environ 5 à 15% du chiffre d’affaire) et à l’impression des documents (représentant environ 3% du chiffre d’affaire).

Enfin, la dématérialisation permet d’augmenter la productivité des employés. Il est estimé qu’un employé passe 15% de son temps à lire des informations et 50% à les rechercher parmi les autres documents.

## Les inconvénients de la dématérialisation

La dématérialisation n’est pas une solution pour toutes les entreprises. Souvent, la méthode dite « classique » est la plus performante en matière de sécurité, notamment par rapport aux données personnelles, bancaires des employés, clients, fournisseurs…

C’est pour cela qu’après avoir dématérialisé un document, il est nécessaire de veiller à sa sécurité, d’où le Système d’Archivage Electronique (SAE). Ce système de gestion de contenu, contrairement à la GED, interdit toute modification et toute destruction des documents numérisés. Malgré tout, les documents sont quand même vulnérables à la falsification lors de la numérisation.

De plus, la perte des documents numérisés est tout aussi importante que celle des documents papiers. Il est estimé que les entreprises françaises perdent plus de 1.9 millions d’euros par an, notamment dû aux attaques malveillantes et criminelles et à la négligence des salariés.

Par ailleurs, il est à noter que le stockage est un problème pour les entreprises qui ont choisi la dématérialisation. En effet, puisque la quantité d’information augmente, il faut que les supports de stockage augmentent en même temps. Pour une entreprise, il n’est pas question de mentionner les clés USB, une organisation a besoin de matériels performants avec des capacités de mémoire tout aussi performantes et adéquates.

C’est pour cela que la plupart des entreprises utilisent des serveurs composés de disques durs. La problématique de ce genre de matériels est la consommation électrique très importante.

Quoi qu’il en soit, que ce soit pour la GED ou pour le SAE, les utilisateurs qui se retrouveront à l’utiliser se doivent d’être formés et accompagnés.

Comment Aquastar Consulting peut vous aider ?

- Solution de GED – Sage
- Solution de virtualisation – VMWare et Window Server
- Solution de sauvegarde informatique : CA Technologies ARCserver

Partager la publication "Dématérialisation des documents… Avantages et Inconvénients"

- Facebook
- Twitter
- Google+
- Viadeo
- LinkedIn

### Articles en relation

- Déclaration et utilisation du CICE en 2014
- Un grand nombre de PME utilisent encore des logiciels dépassés
- EDI : Dématérialiser ses documents et automatiser ses processus.
- Les entreprises sous-utilisent les produits Office
- Les 4 critères pour choisir sa solution de dématérialisation

Ce contenu a été publié dans EDI - GED, Mobilité, Solutions de gestion, avec comme mot(s)-clé(s) dématérialisation, edi, GED, PME, SAE. Vous pouvez le mettre en favoris avec ce permalien.

### Laisser un commentaire Annuler la réponse.

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Nom *

Adresse de contact *

Site web

Commentaire

Vous pouvez utiliser ces balises et attributs HTML : `<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>`

- ### Retrouvez-nous

- ### Archives

- ### Catégories